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オフィスワークの方は朝、会社に出社してまずやる作業はパソコンを立ち上げてメールのチェックかと思います。
プライベートメールと違い、社内外メールは1日の間でやり取りする数が半端なく多いのです。メールの数は役職が上になればなるほど多いのではなくて、中心的存在（リーダーなど）になればなるほど数多くのメールのやり取りを行うためその分メール処理の能力も必要となります。
半端なく多いメールを受信する方は、朝から一つずつメールのチェックをすることなどしません。送信元、宛先、件名によって優先度をつけ優先度の高いメールからチェックします。なので、送信元、宛先、件名はとても重要なのです。
また、半端な数のメールチェックをどのように効率的にチェックすればよいのでしょう。それはまず電子メールツールを活用することです。これは自宅で使用の電子メールでも活用できます。
 主な電子メールツール
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新着メールの通知表示の設定
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あたなの電子メールボックスにメールが届いた場合に、知らせてくれるツールです。設定手順は上から下へ作業をおこなってください。
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＜手順＞
①．「ツール」をクリックする。
②．「オプション」をクリックし「初期設定」へ移動する。
③．電子メールの「メールオプション」をクリックする。
④．「メッセージの取り扱い」の「新着メールが届いたとき。通知メッセージを表示する」にチェックする。
⑤．「OK」をクリックする。
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あたなにメールが届いた場合に、作成した個々の電子メールボックス振り分けてくれる。設定手順は上から下へ作業をおこなってください。
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＜手順＞
①．「受信トレイ」を右クリックし「フォルダーの作成」をクリックしてフォルダーを作成する。
②．「ツール」をクリックする。
③．「自動仕訳ウィザード」をクリックする。
④．「新規作成」をクリックする。
⑤．「受信メール用の独自のルールを作成する」を選択して「次へ」ボタンをクリック [差出人]が名前/配布リストの場合」をチェック後、「仕訳ルール説明」欄の「名前/配布リスト」をクリックしアドレスから差出人の名前を選択して「次へ」ボタンをクリックする。
⑥．「指定フォルダーへ移動する」をチェック後、フォルダーを選択して「ＯＫ」ボタンをクリックし「次へ」ボタンをクリックする。
⑦．「OK」をクリック
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自動受送信設定
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数分おきに自動でメールの受送信を行ってくれる。設定手順は上から下へ作業をおこなってください。
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＜手順＞
①．「ツール」をクリックする。
②．「オプション」をクリックし「メール配信」へ移動する。
③．メールアカウントオプションの「新着メッセージを確認する」をチェックして何分後毎に自動受送信するか時間を入力する。
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自動署名設定
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「新規作成」をクリックした場合、自動でメール文の下に著名が挿入される。設定手順は上から下へ作業をおこなってください。
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＜手順＞
①．「ツール」をクリックする。
②．「オプション」をクリックし「メール形式」へ移動する。
③．署名の「署名の設定を」をクリックする。
④．「新規作成」をクリックする。
⑤．署名を入力する。
⑥．「OK」をクリックする。
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また、他のツールとしてリアルタイムにメールチャットができる IPメッセンジャー を活用しましょう。
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